Mit hybriden Events Menschen miteinander verbinden

Das Nürnberg Digital Festival – kurz #nuedigital – ist seit Jahren die zentrale Plattform der Metropolregion, wenn es um Digitalisierungsthemen geht. Über 150 Veranstaltungen, zwölf Thementracks, ein buntes Spektrum aus analogen, virtuellen und hybriden Formaten.

Wir sind seit Jahren dabei – als Sponsor und mit mindestens fünf eigenen Sessions pro Jahr, oft mehr. Das Festival ist für uns kein Pflichttermin im Kalender, sondern echter Heimspielbetrieb: eine Plattform, auf der wir Themen setzen, Diskussionen anstoßen und uns mit Menschen austauschen, die Digitalisierung nicht nur als Buzzword verstehen.

Bei einer unserer Sessions haben wir das Festivalmotto „das Beste aus beiden Welten" besonders wörtlich genommen und ein hybrides Format gewagt. Die Verlockung, nach monatelangem Remote-Arbeiten, unzähligen virtuellen Meetings und einer immer deutlicher werdenden Zoom-Fatigue wieder Menschen physisch im Raum zu haben – die war schlicht zu groß.

Was wir dabei gelernt haben, teilen wir hier gerne.

Hybrid klingt einfach. Ist es nicht.

Hybride Events vereinen das Beste aus beiden Welten – aber auch die Komplexität beider. Wer schon mal ein rein virtuelles Event organisiert hat, weiß: Es gibt genug Stolperfallen. Ein hybrides Format verdoppelt sie nicht – es multipliziert sie.

Was wir mitgenommen haben:

Interaktion ist die größte Herausforderung. Das virtuelle Publikum muss genauso eingebunden sein wie das Publikum vor Ort – sonst entsteht schnell das Gefühl zweier paralleler Veranstaltungen, die zufällig zur selben Zeit stattfinden. Chattools, Echtzeitumfragen, Live-Q&A-Runden – je nach Anforderung gibt es viele Möglichkeiten. Entscheidend ist, dass man sich im Vorfeld wirklich damit auseinandersetzt, welche davon zur eigenen Veranstaltung und zum eigenen Publikum passen.

Eine Moderation, die beide Bühnen im Blick hat, ist Gold wert. Jemanden zu haben, der gezielt zwischen dem Raum vor Ort und dem virtuellen Publikum vermittelt, sorgt für einen natürlichen Flow – und verhindert, dass spannende Fragen aus dem Chat unbeantwortet versanden.

Das hippste Tool ist nicht immer das richtige. Bei allem Respekt vor Innovation: Wenn ein neues Conferencing-Tool die Hemmschwelle zur Interaktion erhöht, ist es das falsche Tool. Der Blick auf die Bedürfnisse des Publikums lohnt sich mehr als der Blick auf den aktuellen Hype.

Format und Zielsetzung gehören zusammen. Keynote, Workshop, Demo, „Ask me anything"-Session – jedes Format hat seine eigene Logik. Wer sich im Vorfeld nicht fragt, welches Format die eigene Zielsetzung am besten trägt, merkt es spätestens mittendrin.

Das Bühnensetup braucht mehr Zeit als gedacht. Selbst mit professionellem Studioequipment und Streaming-Infrastruktur gilt: Verschiedene Kameraperspektiven testen, Bühnenbilder optimieren, Einstellungen prüfen. Das kostet Zeit – mehr, als man initial einplant.

Der Technik-Check ist kein optionaler Schritt. Er sollte idealerweise direkt mit allen Speakern und Moderatoren durchgeführt werden – Kompatibilität der Geräte, Kameraeinstellungen, Streaming-Qualität, Aufnahmefunktion. Und während des Events braucht es mindestens eine Person vor Ort, die technischen Support leisten kann, wenn es darauf ankommt.

Und dann ist da noch etwas.

Events haben sich verändert. Die Möglichkeit, sich von überall einzuwählen, ist eine echte Errungenschaft – mehr Reichweite, weniger Reiseaufwand, niedrigere Einstiegshürde. Das ist gut so und wird bleiben.

Aber.

Es gibt Dinge, die ein virtuelles Format nicht replizieren kann. Das Gespräch in der Kaffeepause, das sich zu einer echten Zusammenarbeit entwickelt. Die Frage nach dem Vortrag, die man sich live dann doch traut zu stellen. Der Blickkontakt, der signalisiert: Ich hab verstanden, was du meinst. Und ja – die Häppchen, die gereicht werden, während man mit jemandem ins Gespräch kommt, den man sonst nur als Kachel auf dem Bildschirm kennt.

Smalltalk zwischen Sessions klingt nach Nebensache. Ist er nicht. Manche Verbindungen entstehen genau dort – nicht während der Keynote, sondern danach, beim Stehempfang, mit einem Glas in der Hand.

Das Beste aus beiden Welten bedeutet eben auch: zu wissen, wann welche Welt die richtige ist.